ホームページからの問合せメールについて

皆さん、こんにちは!行政書士フォース国際法務事務所代表の内山です。

今回は、同業者向けのお話しとなります。

ホームページのお問合せがあった場合は、

どのような手段で確認されているでしょうか。

私の場合は、とのサイトのメールフォームについても、

スマホ1台でで受信し、完結するようにしています。

個人的に事務所に戻ってからの対応では遅のではないかと考えて、

どこでも、お問合せに対してすぐ返信できる体制を

整えることが、私のレスポンスの考え方です。

また電話機もFAX受信したデータをメールで転送される形をとっており、

外出先で電話もメールもFAXも受け取れる体制を整えております

当事務所のFAX

こんにちは!行政書士フォース国際法務事務所の代表内山です。

今回は、事務所で使用している電話兼FAXをご紹介してみたいと思います。

パナソニックのKX-PD102DLという機種。

これは、FAXを受信したら、自動でメールに転送されるもの。

この機種にサーバー情報を設定する必要はありますが、設定が完了したら、

外出先からでも受信されたFAXの内容を確認することができる。

このご時世といる業界的に、FAXってものちょっとあれなんだけど。

この機種のいいところは、掛かってきた電話をIP電話にサーバー上でIP電話に転送し、

電話代行サービス側もIP電話を使用する会社の場合、IP電話同士で通話料が無料になるところ。

また、自分が外出しているときも、FAXか届いた時に、

メールに転送されるので、FAXがすぐに確認が確認できるのが、魅力です。

しかも、そのセキュリティのための録音も可能になることです。

行政書士事務所開業時に揃えたもの。

 

 

行政書士事務所開業の時にそろえた備品です。(2018年7月時点)

ノートパソコン(レッツノート)

パソコンについては、前職がIT(社内SE)をやっていた関係で、業務で使用するPCは、

性能の良いものを使用すると、よい仕事が出来るという考え方があったため、

よい製品を購入すると決めておりました。

しかも、デスクトップではなく、ノートパソコン。持ち運びができる効率の良さ。

結果的には、アマゾンで中古ノートPCを4万弱で購入しました。

その理由として、そこまで必要なのかと思うかもしれませんが、

車での移動が多い関係から、車の中で書類が作成できる環境を

整えたかったことが、大きな理由です。

もっとも事務所に戻ってから、書類整理や作成となると時間ばかり取られるため。

意外と、遠方の仕事だったりすると、移動時間だけで1~2時間が平気で掛かることもある。

なるべく、その時間の短縮を図り、なるべく戻らなくて、その場で処理ができるようにしています。

 

パナソニックLet’snote(レッツノート)の「CF-SX2」

特に注意したことは、

CPU:Corei5以上
メモリ:8GB以上
SSDであること。
OS:Windows10pro(64bit)
Office永久ライセンス付き

メーカーサポート期限内のもの

予算が無いとき以外は、特に、Celeronを選ばない理由は、
3年で処理速度が遅くなるためためです。
前職からの経験上、
ネットに繋げている以上。なにもせずに、
セキュリティアップデート等で、(数GB)容量が
増えてしまいます

携帯電話:個人スマホと仕事用携帯電話を別々に

今となっては当たり前ですが、携帯電話です。ここでいう携帯電話は、私の場合、ガラケーになります。

個人的に、まだ開業時は少なかったので、受信専用で契約しましたが、

だんだん、仕事量が増えてくると、かけ放題プランがベストになるかと思います。

中古のガラケーを手配して、ガラケー用の番号をキャリア等と契約すると。

ガラケーで持つことができます現在では、お客様とのやり取り殆どが携帯電話です。

NTT光電話(光エースでの契約前提)から、ボイスワープ機能(無条件設定ここ重要)で、

携帯にかかってくるようにすると、外出先で携帯で電話を受けることが可能です

 

電話とFAX

個人的にこだわったのが、事務所に置く電話機です。

かなりIT化されたパナソニックのFAX機能付き電話機(コードレス電話)です。

FAXが届いたら、自動でメール転送してくれます。

これで、外出先からもスマホさえ持っていれば、FAX受信も見ることができます。)

また、FAX受信したデータは、電話機のメモリーへ格納されます。

また、ボイスワープで電話を受け取った場合は、その通話も自動録音されるというスグレモノです。

 

プリンタ(レーザー複合機)でもインクジェットで十分です。

はじめから、A4サイズのレーザープリンタ複合機を購入しました。

意外に、レーザープリンタ複合機の場合、電圧が掛かります。

車載は難しいかと思いますので、インクジェット複合機などがおすすめです。

名刺(いつでも持ち歩く・どこでも誰にでもお渡しできるように)

最初は、写真つきではない名刺を「ラベル屋さん」というソフトで作成しておりました。

数日もすれば、忘れられてしまいます。お客様でも同業・他士業でも。

そのため現在は、必ず自分の写真付きのものを作っています。

時間があるときは、外注さんお願いしてよいかと思いますが、それ以外の急ぎの時は、

自分で作成しても問題ないと思います。特に自分の写真つき名刺であることがとくに重要です。

業務用ソフトは、なにを使用しているか。

会計ソフト(freee or マネーフォワード)

意外と、仲間の先生にさりげなく聞きずらい内容かもしれませんが

すくなくとも、私は、聞きずらかったお話で、事務所内の会計ソフトは、

マネーフォワードクラウド(旧称:MFクラウド)です。一年目の確定申告では、それで乗り切りました。

おそらく、クラウド系の会計ソフトに慣れておくと後々に効率も上がるかと思います。

会計アプリも増え、クラウドサービスは、機能がアップデートされ、その度に使いやすくなり、効率が上がります。

月々の固定費(月900円ほど)は掛かりますが、効率を求める個人事務所では、必須であると考えています。

会計ソフトもクラウドであれば、リモートでの入力支援:会計ソフト代行業務が可能になります(旧称:記帳代行)

クラウドサービス全体的に、買取型のソフトが減っていき、クラウドサービスが今後もっと増えていくと予想しています。

行政書士のG-ID(電子証明書)とAdobeReader最新版

会社設立業務で電子定款認証を行う際に、必ず必要になります。

 

固定費が掛かる系のもの

NTT光電話・FAX

事務所に光回線と光電話は、事務所の信用のため必須かと思います。行政書士会では、携帯電話OKですが、

電話の固定番号も個人的に必要派のほうです。とくに、携帯で話しときのIP電話の固定番号は、お勧めしません。

通話の品質が悪く、お客様にご迷惑をおかけすることになります。

また、FAXが一つの番号送受信ができる環境も必要です。

送信のみであれば、コンビニのFAXサービスを利用することもありかと思います。

意外と困るのが、FAX番号での申込書があることです。

つまり、電話機についているFAX機能と、外出先でもFAXを送ったする手段があれば、対応ができます。

 

モバイルルーター

今でいうと、デュアルSIM機能のスマホや、キャリアの契約についているパケット契約なら問題ないですが、

私のような、スマホを使用しているのに、ネット環境がWi-Fiだけのタイプの方には、必要かと思います。

 

業務用ソフト

今となっては、お世話になっているアウトソーシングなリソース

コンビニのコピー機、プリントサービス、(セブン・ローソン・ファミマなど)

添付資料などで必要になる地図は、ゼンリン地図も、ネットで予約してコンビニでプリントします。

また、プリンターについては、A3対応でないプリンタを持っているとコンビニで対応が可能です。

よく使用するアプリ(個人の趣味的な)

アプリ系

LINEは、同業の先生方と連絡を取り合うのに、今となっては、必須かと思います。

Facebookでも、コンタクトが取れるようにすると、仲間グループが出来たりします。

あるとよい備品だと思われるもの。

モバイル電源

私の個人的に必要だったのが、ノートパソコンの電源が確保できるモバイル電源です。

スキャンスナップ(Fujitsu)

書類作成がゆえに、書類の整理の手助けになるのが、スキャンの機器です。

個人的に、Fujitsuのスキャンスナップが好きです。少々高いですが、A4サイズを短時間でまとめてスキャンしてくれます。

営業の電話が掛かってくると。

こんばんは。

意外と電話好きのサムライです。

よく開業したてという事務所というのは、

いろんなセールスの電話がくるようです。

自分の場合は、意外とウエルカムなんですが、その理由は。。。

営業トークにのるフリをして、深い話まで、聞き入りますが、引くだけ引いといて、不採用となる。惜しいところで、あえなく残念な終わりになります。

まあ、採用するのは、こちらですから、

決めるのは自由です。実に、タチの悪い客です。笑

でも、それは、事務所として、一理あることで、営業トークって、どんなんで、物や、サービスを売るのか、あるいは、アプローチしてくるのか、とても勉強になります。

意外に、電話って、勉強できることが、たくさんあるもんです。

アポイント担当さんには、悪いですが、

私の事務所に電話営業すると、時間ばかり食うことになります。

ご注意を。